Enfin, la Ville de Sherbrooke a joué un rôle majeur grâce à une collaboration interservices exemplaire réunissant le Service des événements, l’Entretien sanitaire, l’Entretien des bâtiments, la Perception et imposition, le Service de protection contre les incendies (SPCIS) et le Service de police (SPS), en plus du Service des bibliothèques. Ce dernier a été particulièrement mobilisé puisque les personnes de ses différents secteurs ont dû se coordonner pour assurer la logistique de la scène, l’aménagement de l’espace, l’accueil et le vestiaire, le lien avec les organismes responsables du son et de l’éclairage, la gestion du traiteur, l’organisation des rencontres préparatoires ainsi que l’installation des équipements techniques.